Training Job Description & Standard Operating Procedures (SOP)

Training Job Description & Standard Operating Procedures (SOP) merupakan program pelatihan profesional yang dirancang untuk membantu perusahaan memahami dan menyusun uraian jabatan, persyaratan jabatan serta Standard Operating Procedure secara sistematis, jelas dan mudah diterapkan dalam aktivitas kerja sehari-hari.

Sumber daya manusia merupakan salah satu komponen penting dalam perusahaan. Pengelolaan SDM harus dilakukan secara terintegrasi sehingga setiap program Human Resources saling mendukung. Salah satu fondasi utama dalam pengelolaan tersebut adalah Analisa Jabatan atau Job Analysis. Melalui analisa jabatan, perusahaan memperoleh gambaran menyeluruh mengenai suatu posisi, tanggung jawab, aktivitas, kewenangan, hubungan kerja serta persyaratan yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut.

Hasil analisa jabatan kemudian digunakan untuk menyusun Job Description dan Job Requirement. Dokumen tersebut menjadi landasan penting bagi recruitment, placement, performance management, competency development, training, career management, job evaluation, workload analysis serta berbagai program Human Resources lainnya.

Selain uraian jabatan yang jelas, organisasi membutuhkan Standard Operating Procedure atau SOP agar aktivitas kerja dilaksanakan secara konsisten. SOP yang dirancang secara tepat membantu organisasi mengurangi variasi proses, meminimalkan kesalahan kerja, meningkatkan efisiensi dan memastikan bahwa setiap aktivitas dijalankan sesuai standar yang telah disepakati.

Melalui Training Job Description & Standard Operating Procedures Johnson Indonesia, peserta akan mempelajari konsep Human Resource Management, Competency-Based HR Management, Job Analysis, Job Description, Job Requirement, management system, kebijakan, prosedur, flowchart, format SOP, teknik penulisan SOP, sosialisasi, review serta praktik penyusunan Job Description dan SOP.

Mengapa Training Job Description & SOP Penting?

Banyak permasalahan organisasi muncul karena pembagian tanggung jawab tidak jelas. Tugas dapat tumpang tindih, pekerjaan penting tidak mempunyai penanggung jawab, kewenangan tidak didefinisikan dengan baik atau karyawan mempunyai interpretasi berbeda terhadap tanggung jawab jabatannya.

Job Description yang disusun melalui proses Job Analysis membantu perusahaan mendefinisikan tujuan jabatan, tanggung jawab utama, tugas, kewenangan, hubungan kerja dan persyaratan jabatan. Dengan demikian, setiap orang memahami kontribusinya terhadap organisasi.

Sementara itu, SOP memberikan standar mengenai bagaimana suatu proses harus dilaksanakan. Job Description menjelaskan siapa bertanggung jawab terhadap pekerjaan, sedangkan SOP menjelaskan bagaimana proses pekerjaan tersebut harus dilakukan.

Integrasi antara Job Description dan Standard Operating Procedure membantu organisasi membangun struktur kerja yang lebih jelas, meningkatkan accountability, memastikan konsistensi proses serta meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional.

Manfaat Training

• Memiliki gambaran menyeluruh mengenai pengelolaan sumber daya manusia dalam organisasi atau perusahaan.
• Memahami peran Job Analysis dalam Human Resource Management.
• Mampu melakukan Analisa Jabatan secara sistematis.
• Mampu mengidentifikasi jabatan dalam organisasi.
• Mampu mengumpulkan data jabatan.
• Mampu menyusun Job Description secara efektif.
• Mampu menyusun Job Requirement atau persyaratan jabatan.
• Memahami hubungan Job Description dengan berbagai program Human Resources.
• Memahami Competency-Based Human Resource Management.
• Memahami organisasi sebagai suatu sistem yang perlu dikelola secara optimal.
• Memahami konsep Policy, Procedure dan SOP.
• Mampu mengidentifikasi proses kerja yang membutuhkan SOP.
• Mampu membuat Flowchart proses kerja.
• Memahami komponen penting dalam sebuah SOP.
• Mampu menentukan format SOP yang sesuai kebutuhan perusahaan.
• Mampu menulis SOP secara sistematis dan mudah dipahami.
• Mampu melakukan sosialisasi SOP kepada pihak terkait.
• Mampu melakukan review dan penyempurnaan SOP.
• Mendukung standardisasi dan konsistensi proses kerja perusahaan.
• Meningkatkan efektivitas serta efisiensi operasional organisasi.

Materi Training Job Description & Standard Operating Procedures

A. ANALISA JABATAN & PENYUSUNAN JOB DESCRIPTION

1. Manajemen Sumber Daya Manusia

• Konsep Human Resource Management.
• Peran sumber daya manusia dalam perusahaan.
• Pengelolaan SDM secara terintegrasi.
• Hubungan Human Resources dengan strategi perusahaan.
• Integrasi program Human Resources Management.

2. Isu Perusahaan, Organisasi dan Sumber Daya Manusia

• Perubahan organisasi.
• Efektivitas struktur organisasi.
• Kejelasan tanggung jawab.
• Produktivitas sumber daya manusia.
• Pengembangan kompetensi.
• Efisiensi organisasi.

3. Peran MSDM Dalam Perusahaan

• Manpower Planning.
• Recruitment & Selection.
• Placement.
• Training & Development.
• Performance Management.
• Career Management.
• Compensation Management.

4. Ruang Lingkup Tugas MSDM

• Planning.
• Recruitment.
• Development.
• Performance.
• Reward.
• Employee Relations.
• Human Capital Development.

5. Manajemen SDM Berbasis Kompetensi

• Pengertian Competency-Based Human Resource Management.
• Hubungan kompetensi dengan jabatan.
• Core Competency.
• Managerial Competency.
• Functional Competency.
• Technical Competency.

6. Pemahaman Kompetensi

• Knowledge.
• Skill.
• Attitude.
• Behavior.
• Competency Requirement.
• Competency Standard.

7. Konsep Analisa Jabatan

• Pengertian Job Analysis.
• Tujuan Analisa Jabatan.
• Manfaat Analisa Jabatan.
• Output Analisa Jabatan.
• Hubungan Job Analysis dengan Human Resources Management.

8. Integrasi Program MSDM & Analisa Jabatan

• Job Analysis dan Recruitment.
• Job Analysis dan Training.
• Job Analysis dan Performance Management.
• Job Analysis dan Compensation.
• Job Analysis dan Career Management.
• Job Analysis dan Competency Management.

9. Peran Penting Analisa Jabatan

• Menentukan tanggung jawab.
• Menentukan kewenangan.
• Mendefinisikan hubungan kerja.
• Menentukan Job Requirement.
• Menentukan competency requirement.
• Membangun accountability.

10. Tahapan Menyusun Analisa Jabatan

• Menentukan tujuan analisa jabatan.
• Mengidentifikasi jabatan.
• Menentukan sumber informasi.
• Mengumpulkan data.
• Menganalisis data.
• Menyusun Job Description.
• Melakukan review.
• Melakukan validasi.

11. Persiapan Job Analysis

• Review struktur organisasi.
• Identifikasi posisi.
• Identifikasi job holder.
• Identifikasi atasan jabatan.
• Menentukan metode pengumpulan data.

12. Pengumpulan Data Jabatan

• Identifikasi jabatan.
• Penyusunan kuesioner.
• Interview.
• Observation.
• Existing document review.
• Pengumpulan aktivitas dan tanggung jawab jabatan.

13. Identifikasi Jabatan

• Nama jabatan.
• Departemen.
• Posisi dalam struktur organisasi.
• Atasan langsung.
• Bawahan.
• Internal relationship.
• External relationship.

14. Penyusunan Kuesioner Analisa Jabatan

• Identitas jabatan.
• Tujuan jabatan.
• Tugas utama.
• Tanggung jawab.
• Kewenangan.
• Hubungan kerja.
• Persyaratan jabatan.

15. Analisis Data Jabatan

• Mengelompokkan aktivitas kerja.
• Mengidentifikasi Key Responsibility.
• Mengidentifikasi authority.
• Mengidentifikasi accountability.
• Mengidentifikasi competency requirement.

16. Penyusunan Job Description

• Job Identification.
• Job Purpose.
• Key Responsibility.
• Main Duties.
• Authority.
• Relationship.
• Performance indicator.

17. Menulis Job Purpose

• Mengidentifikasi alasan keberadaan jabatan.
• Mengidentifikasi kontribusi jabatan.
• Menggunakan kalimat singkat dan jelas.
• Menghubungkan posisi dengan tujuan organisasi.

18. Menentukan Key Responsibilities

• Menentukan hasil utama jabatan.
• Mengelompokkan aktivitas sejenis.
• Menghindari daftar aktivitas terlalu rinci.
• Membedakan responsibility dan activity.
• Menentukan accountability.

19. Job Requirement

• Educational Requirement.
• Experience Requirement.
• Knowledge Requirement.
• Skill Requirement.
• Competency Requirement.
• Certification jika diperlukan.

20. Review Analisa Jabatan

• Review bersama Job Holder.
• Review bersama Atasan.
• Review bersama Human Resources.
• Menghilangkan overlap pekerjaan.
• Melakukan finalisasi Job Description.

21. Latihan Melakukan Analisa Jabatan

• Memilih jabatan.
• Mengumpulkan data.
• Menyusun Job Purpose.
• Menyusun Key Responsibility.
• Menyusun Job Requirement.
• Membuat draft Job Description.

B. PEMBUATAN STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

22. Management System

• Pemahaman organisasi sebagai sebuah sistem.
• Hubungan antar proses.
• Input, Process dan Output.
• Business Process.
• Standardisasi proses.

23. Konsep Policy dan Procedure

• Pengertian Policy.
• Pengertian Procedure.
• Pengertian Standard Operating Procedure.
• Perbedaan Policy, Procedure, SOP dan Work Instruction.

24. Pemahaman Kebijakan

• Tujuan kebijakan.
• Kebijakan sebagai arah organisasi.
• Hubungan Policy dengan SOP.
• Policy implementation.

25. Peran Kebijakan dan Prosedur

• Menciptakan konsistensi kerja.
• Meningkatkan kontrol.
• Mendukung compliance.
• Meningkatkan accountability.
• Mengurangi ketergantungan terhadap individu.

26. Permasalahan Kebijakan dan Prosedur

• SOP tidak sesuai proses aktual.
• SOP terlalu rumit.
• SOP tidak dipahami pengguna.
• Proses berubah tetapi dokumen tidak diperbarui.
• Tanggung jawab tidak jelas.
• SOP tidak disosialisasikan.

27. Mendesain SOP

• Menentukan proses yang akan dibuat SOP.
• Menentukan process owner.
• Menentukan ruang lingkup.
• Mengidentifikasi aktivitas.
• Mengidentifikasi risiko proses.
• Mengidentifikasi control point.

28. Definisi Prosedur

• Tujuan prosedur.
• Ruang lingkup.
• Terminologi.
• Responsibility.
• Sequence of activity.
• Required document.

29. Process Mapping

• Mengidentifikasi proses utama.
• Mengidentifikasi subprocess.
• Mengidentifikasi aktivitas.
• Mengidentifikasi input dan output.
• Mengidentifikasi hubungan antar unit.

30. Membuat Flowchart

• Tujuan Flowchart.
• Flowchart symbols.
• Activity.
• Decision.
• Document.
• Process flow.
• Cross-functional flowchart.

31. Komponen Dalam SOP

• Judul SOP.
• Nomor dokumen.
• Tanggal berlaku.
• Tujuan.
• Ruang lingkup.
• Definisi.
• Tanggung jawab.
• Prosedur.
• Dokumen terkait.
• Approval.

32. Format SOP

• Narrative format.
• Flowchart format.
• Combination format.
• Table format.
• Menentukan format sesuai karakter proses.

33. Menulis SOP

• Menggunakan bahasa yang jelas.
• Menggunakan kalimat instruktif.
• Menghindari interpretasi ganda.
• Menentukan urutan aktivitas.
• Menentukan PIC.
• Mendefinisikan dokumen yang digunakan.

34. Langkah Penulisan SOP

• Identifikasi proses.
• Pengumpulan data.
• Process mapping.
• Analisis proses.
• Penyusunan draft.
• Review.
• Approval.
• Implementation.

35. Teknik Penulisan SOP

• Simple language.
• Consistent terminology.
• Action-oriented statement.
• Clear responsibility.
• Logical sequence.
• Easy-to-follow instruction.

36. Menentukan Responsibility Dalam SOP

• Process Owner.
• Person in Charge.
• Approver.
• Reviewer.
• Supporting function.
• User.

37. Sosialisasi SOP

• Communication plan.
• User briefing.
• Training.
• Implementation support.
• Handling questions.
• Monitoring penerapan.

38. Implementasi SOP

• Menentukan tanggal berlaku.
• Distribution control.
• Document control.
• Implementation monitoring.
• Corrective action.

39. Review SOP

• Periodic review.
• Process change review.
• Regulation change review.
• User feedback.
• Revision management.
• Continuous improvement.

40. Latihan Menyusun SOP

• Menentukan proses.
• Membuat Process Mapping.
• Membuat Flowchart.
• Menentukan PIC.
• Menentukan format SOP.
• Membuat draft SOP.
• Review dan penyempurnaan.

Metode Training

• Interactive Presentation.
• Discussion.
• Case Study.
• Individual Exercise.
• Group Workshop.
• Job Analysis Exercise.
• Job Description Workshop.
• Process Mapping.
• Flowchart Exercise.
• SOP Writing Workshop.
• Question & Answer.

Target Peserta

Pada halaman sumber, target peserta ditulis sebagai Pihak-Pihak Terkait. Secara praktis, training ini relevan bagi pihak yang bertanggung jawab terhadap Human Resources, Organization Development, Business Process maupun penyusunan SOP perusahaan.

• HR Manager.
• HR Supervisor.
• HR Staff.
• Human Capital Professional.
• Organization Development.
• Business Process Improvement.
• Quality Assurance.
• Quality Management.
• Compliance.
• Internal Control.
• General Affairs.
• Department Head.
• Manager.
• Supervisor.
• Team Leader.
• Process Owner.
• Pihak yang bertanggung jawab menyusun Job Description dan SOP.

Trainer / Fasilitator

Dra. Psi. Ani Wijaya, MM.

Trainer Johnson Indonesia dengan kompetensi di bidang Human Resources Management, Job Analysis, Competency-Based Human Resource Management, Organization Development dan pengembangan sistem sumber daya manusia.

Jadwal Training Job Description & Standard Operating Procedures 

Catatan Jadwal: Jadwal dapat mengalami perubahan sehingga disarankan melakukan konfirmasi kembali sebelum pendaftaran.

Jam Pelaksanaan

• Online Training: 2 hari, pukul 09.00–16.00 WIB.
• Offline Training: pelaksanaan full day sesuai jadwal Johnson Indonesia.

Metode Pelaksanaan Training

• Online Training: Zoom Meeting.
• Offline Training: Hotel / Johnson Training Center.
• Private Training: Johnson Indonesia Training Center.
• In-House Training: dapat diselenggarakan di lokasi perusahaan.

Lokasi Training

Alternatif lokasi pelaksanaan Training Job Description & Standard Operating Procedures di Jakarta antara lain Hotel Ciputra, Ibis Group, Hotel Oria Jakarta, Holiday Inn Jakarta Wahid Hasyim atau hotel lainnya yang akan dikonfirmasikan Johnson Indonesia.

Fee Investasi Training Job Description & SOP

Online Training

Rp 5.500.000/orang / 2 hari full day

Offline Training Jakarta

Rp 5.950.000/orang / 2 hari full day

Minimal kuota 3 peserta untuk pelaksanaan di hotel.

Private Training Jakarta

Rp 8.000.000/orang – PASTI RUNNING

Offline Training Luar Kota Jakarta

• Rp 12.000.000/orang – PASTI RUNNING.
• Rp 8.500.000/orang – minimal pengiriman 5 peserta.
• Rp 8.000.000/orang – pengiriman di atas 5 peserta.

Fasilitas Training

• Seminar Kit.
• Certificate.
• Lunch.
• Snack.
• Souvenir.

Daftar Client Training

Pada halaman detail Job Description & Standard Operating Procedures yang menjadi sumber utama brosur ini tidak dicantumkan daftar nama perusahaan client secara spesifik. Oleh karena itu, nama perusahaan tertentu tidak ditambahkan agar informasi tetap akurat dan tidak membuat klaim client yang belum terverifikasi.

Program ini relevan untuk perusahaan manufaktur, perbankan, jasa keuangan, pertambangan, energi, migas, telekomunikasi, retail, distribusi, logistik, konstruksi, BUMN, perusahaan pembiayaan serta berbagai organisasi yang membutuhkan kejelasan jabatan dan standardisasi proses kerja.

Hubungan Job Description Dengan SOP

Job Description dan SOP merupakan dua dokumen yang mempunyai fungsi berbeda tetapi saling mendukung. Job Description menjelaskan posisi, tujuan jabatan, tanggung jawab, kewenangan dan persyaratan pemegang jabatan. Sementara itu, Standard Operating Procedure menjelaskan bagaimana sebuah proses atau aktivitas harus dilakukan secara sistematis.

Apabila Job Description dan SOP dirancang dengan baik, organisasi mempunyai kejelasan mengenai siapa yang bertanggung jawab, aktivitas apa yang dilakukan, bagaimana proses harus dijalankan serta standar apa yang harus dipenuhi.

Manfaat Job Description Bagi Perusahaan

• Memperjelas tanggung jawab setiap jabatan.
• Mengurangi tumpang tindih pekerjaan.
• Menjadi dasar Recruitment & Selection.
• Menjadi dasar Training Need Analysis.
• Mendukung Performance Management.
• Mendukung Job Evaluation.
• Mendukung Career Management.
• Mendukung Competency Development.
• Mendukung Workload Analysis.
• Meningkatkan accountability.

Manfaat Standard Operating Procedure Bagi Perusahaan

• Menciptakan standar pelaksanaan pekerjaan.
• Meningkatkan konsistensi proses.
• Mengurangi risiko kesalahan.
• Meningkatkan efisiensi.
• Mendukung proses audit.
• Mendukung compliance.
• Mempercepat proses orientasi karyawan.
• Mempermudah transfer knowledge.
• Mendukung pengendalian internal.
• Mendukung continuous improvement.

In-House Training Job Description & SOP

Johnson Indonesia menyediakan In-House Training Job Description & Standard Operating Procedures bagi perusahaan yang ingin menyusun atau menyempurnakan Job Description dan SOP berdasarkan proses bisnis aktual perusahaan.

Materi In-House dapat disesuaikan dengan organization structure, existing Job Description, competency framework, workflow, policy, existing SOP dan kebutuhan setiap unit kerja.

Peserta juga dapat membawa Job Description dan SOP perusahaan sebagai bahan workshop sehingga selama pelatihan dapat langsung dilakukan review, perbaikan struktur dokumen, pengembangan flowchart maupun penyempurnaan teknik penulisannya.

Training Terkait Job Description & Standard Operating Procedures

Untuk memperkuat relevansi topik dan internal linking SEO mengenai Job Analysis, Human Resource Management, SOP, Competency Management dan Organization Development, beberapa training berikut dapat digunakan sebagai internal link:

• Penyusunan Standard Operating Procedure (SOP)
  – membahas proses penyusunan SOP, format prosedur, teknik dokumentasi, flowchart, workshop dan implementasi SOP.
• Advance Standard Operating Procedure (SOP)
  – program lanjutan untuk pengembangan, review dan penyempurnaan sistem SOP perusahaan.
• Workload Analysis – Analisis Beban Kerja
  – membahas Analisa Jabatan, pengukuran beban kerja dan perhitungan kebutuhan SDM optimal.
• Competency Based Human Resource Management
  – membahas kompetensi sebagai dasar integrasi berbagai program Human Resources Management.
• Human Resource Management
  – membahas pengelolaan SDM, recruitment, development, performance management serta berbagai fungsi Human Resources.
• Mapping & Assessing Competency
  – membahas competency mapping, competency model, behavioral indicator dan competency assessment.

Mengapa Memilih Johnson Indonesia?

Johnson Indonesia merupakan Training Provider Since 2002 yang menyediakan Public Training, Online Training, Offline Training, Private Training serta In-House Training untuk berbagai kebutuhan pengembangan sumber daya manusia dan peningkatan efektivitas organisasi.

FAQ Training Job Description & Standard Operating Procedures

Apa itu Job Description?

Job Description adalah dokumen yang menjelaskan tujuan jabatan, tanggung jawab utama, aktivitas, kewenangan, hubungan kerja serta ruang lingkup suatu posisi dalam organisasi.

Apa itu Job Analysis?

Job Analysis atau Analisa Jabatan merupakan proses mengumpulkan dan menganalisis informasi mengenai suatu jabatan untuk menghasilkan Job Description dan Job Requirement.

Apa perbedaan Job Description dengan Job Requirement?

Job Description menjelaskan pekerjaan dan tanggung jawab suatu jabatan, sedangkan Job Requirement menjelaskan kualifikasi yang diperlukan untuk menjalankan jabatan tersebut seperti pendidikan, pengalaman, knowledge, skill dan competency.

Apa itu Standard Operating Procedure?

Standard Operating Procedure atau SOP adalah dokumen yang menjelaskan urutan aktivitas, tanggung jawab dan metode pelaksanaan suatu proses agar pekerjaan dilakukan secara konsisten dan sesuai standar.

Apa perbedaan Job Description dan SOP?

Job Description berfokus pada tanggung jawab suatu jabatan, sedangkan SOP berfokus pada alur dan cara melaksanakan suatu proses kerja.

Apakah Job Description dapat digunakan untuk recruitment?

Ya. Job Description dan Job Requirement dapat menjadi dasar bagi Recruitment & Selection untuk menentukan kandidat dengan kualifikasi yang sesuai kebutuhan jabatan.

Apakah Job Description berkaitan dengan Workload Analysis?

Ya. Job Analysis dan Job Description merupakan salah satu dasar penting untuk mengidentifikasi aktivitas serta tanggung jawab jabatan sebelum perusahaan melakukan pengukuran beban kerja.

Apakah training membahas pembuatan Flowchart?

Ya. Pembuatan Flowchart tercantum sebagai bagian materi penyusunan SOP sehingga peserta memahami bagaimana memvisualisasikan urutan aktivitas dan pengambilan keputusan dalam sebuah proses.

Apakah peserta melakukan latihan menyusun Job Description?

Ya. Materi sumber secara khusus mencantumkan latihan melakukan Analisa Jabatan sehingga peserta dapat mempraktikkan proses penyusunan Job Description.

Apakah peserta melakukan latihan menyusun SOP?

Ya. Materi training mencakup latihan menyusun SOP sehingga peserta dapat menerapkan konsep yang dipelajari ke dalam dokumen prosedur kerja.

Apakah materi dapat disesuaikan untuk In-House Training?

Ya. Pada halaman program Johnson Indonesia disebutkan bahwa materi masih dapat disesuaikan dengan kebutuhan client.

Siapa trainer program ini?

Trainer yang tercantum pada halaman detail program adalah Dra. Psi. Ani Wijaya, MM.

Informasi & Pendaftaran

Johnson Indonesia – Training Center
Training Provider Since 2002
Telp: (021) 541 9152
HP / WhatsApp: 0815 972 5020
Email: infotraining27@gmail.com
Website: www.seminarjohnson.com
Website: www.trainingjohnson.com

Hubungi Johnson Indonesia untuk informasi terbaru mengenai Training Job Description & Standard Operating Procedures, Job Analysis, Job Description, Job Requirement, Penyusunan SOP, Process Mapping, Human Resource Management, Online Training, Offline Training, Private Training maupun In-House Training.